Вопрос хранения судебных документов актуален для любого суда в России. Известно, что в настоящий момент проблема хранения дел и документов в архивах судов стоит довольно остро. Часто суды испытывают значительные трудности с организацией специализированных помещений для своих архивов. Поэтому и обращение к информации по таким делам требует довольного большого времени и значительных человеческих ресурсов при ответе на возникший вопрос.
Тем не менее, именно в архивах судов в настоящий момент сконцентрирована важная и значимая информация, необходимая для работы судей и их помощников.
Как известно, в нашей стране не применяется прецедентное право. Однако при рассмотрении однотипных дел судьи часто изучают решения, вынесенные ранее по аналогичным вопросам.
Если ставить перед собой задачу формирования единства применения норм закона в правовом поле при принятии судебных решений, то очевидно, что без ведения банков судебных решений в электронном виде, решение этой задачи будет весьма проблематичным.
В 1998 году Верховный Суд Российской Федерации стал одним из первых судов в России, который приступил к задаче создания собственного электронного банка судебных документов. С этого времени произошло множество модификаций, нацеленных на усовершенствование подсистемы, и с 2002 года она приобрела законченное решение, которое наиболее полно удовлетворяет нашим требованиям. Поэтому мы считаем, что настала пора поделиться накопленным опытом, и надеемся что некоторые аспекты, найдут применение в судах общей юрисдикции.
Из множества автоматизированных подсистем, которые использует Верховный Суд Российской Федерации, особенно следует выделить «Судебное делопроизводство» и «Электронный банк судебных документов». Первая – решает задачи по учету, хранению, анализу судебных дел и материалов, другими словами нацелена на обеспечение деятельности аппарата и секретариата суда. Вторая – более востребована судьями и их помощниками.
Если говорить, что само существование суда нацелено на обеспечение деятельности судей в принятии решений, то говорить какая из этих двух систем важнее бессмысленно.
Эти две подсистемы взаимно связанны между собой и представляют единое целое.
Так информация из системы «Судебное делопроизводство» полностью доступна в «Электронном банке судебных документов» и наоборот, все реквизиты по делу являться поисковыми для любого документа. Найденный документ позволяет получить полную информацию по движению данного дела в Суде, например о дате его поступления, ходе слушания и т.д.
Обе системы не могут рассматриваться как отдельные, полностью изолированные друг от друга, они взаимно дополняют друг друга.
Помимо этого «Электронный банк судебных документов» является основой и источником данных для функционирования других систем, таких как «Судебная практика», «Интернет-портал», «Информационно-справочный киоск», «Информационное табло суда».
При правильной организации работ с использованием разработанной технологии, процесс накопления информации в «Электронном банке судебных документов» не увеличивает нагрузку на работников Суда, а наоборот даже снижает ее. Все функции максимально автоматизированы, что позволяет осуществлять перевод документа в электронный формат без привлечения дополнительных людских ресурсов.
Как это работает.
После оформления Постановления Верховного Суда Российской Федерации (или другого судебного решения), заверенного подписью судьи и печатью Суда, документ передается в канцелярию, где секретарь заполняет поля электронной картотеки в системе «Судебное делопроизводство», содержащие информацию о результатах вынесенного решения. Секретарь сканирует Постановление, нажатием одной кнопки, непосредственно в программе «Судебное делопроизводство» – в этот момент происходит сохранение графического образа документа, распознавание его и оцифровка, осуществляется связь между регистрационной карточкой на дело и самим судебным документом. Все эти функции выполняются без участия человека. Сразу же документ становится доступным для всех сотрудников суда не только в программах «Судебное делопроизводство», «Электронный банк судебных документов», но и в других поисковых оболочках с учетом прав доступа на документ. Если ему в дальнейшем будет присвоен признак публичности, то с его содержанием можно будет ознакомиться не только судьям и работникам аппарата Верховного Суда Российской Федерации, но и всем желающим в программах публичного доступа «Информационный киоск», «Интернет-портал».
Из общего массива документов Управление по работе с законодательством Верховного Суда отбирает наиболее интересные, которые были рассмотрены в Верховном Суде и формирует судебную практику, Бюллетень Верховного Суда РФ, ответы на часто-задаваемые вопросы, поступающие из нижестоящих судов. Пишет аннотацию на документы, а также осуществляет рубрикацию по различным классификаторам. После такой юридической обработки, у пользователя появляется возможность отобрать документы строго по определенным тематикам с юридическими комментариями, при этом важно, что предмет судебного разбирательства раскрывается с учетом рассмотрения всех инстанций, которые участвовали при рассмотрении этого вопроса.
Естественно, что электронная форма документа должна обладать всеми необходимыми атрибутами оригинального документа и сохранять полную идентичность ему.
Для этих целей используется специализированный формат на основе PDF, позволяющий хранить точную графическую копию оригинального документа с подписями и печатями, а также оцифрованный текст этого документа. Если встанет задача использовать электронную подпись, этот формат легко позволит это сделать.
То есть, требование к электронному формату документа должно быть таким, чтобы копию этого документа можно было выдавать прямо из системы, не сомневаясь в его подлинности.
Одна из основных задач такого информационного массива – показать историю рассмотрения вопроса – начиная с первой инстанции и заканчивая при необходимости результатами рассмотрения надзорной инстанции. Поэтому все документы по делу, например, приговор первой инстанции, определение кассационной инстанции, надзорное постановление должны быть связаны между собой.
Трудно переоценить значение судебной практики для работы судьи.
Известно, что судьи в настоящее время в своей практике широко используют такие информационно-справочные системы, как «Консультант +», «Гарант», «Кодекс» и т.д. , где имеется механизм поиска с учетом морфологического анализа текста документа. Однако для более комфортной работы судьи, необходим механизм поиска с учетом морфологии, ориентированный на судебную тематику. Это связано с различным написанием статей Уголовного кодекса РФ, дат в тексте документа (например: ст. 105 ч.1 или часть 1 ст.105 или ч.1,2 ст.105 УК и т.д. 28 октября 2008 г. или 28.10.08), а также места в документе, где находится это выражение. В противном случае – можно искать приговор, вынесенный по 105 статье, а получить приговор с обвинением по 105, которая была исключена судом. При таком механизме поиска, пользователь может не думать, как правильно задать условия поиска и как это написано в документе, что бы получить нужный ему результат.
В нашей системе мы заложили морфологический поиск, специально разработанный для документов по судебной тематике.
В основу организации поиска были положены требования пользователей – в первую очередь простота использования поисковых атрибутов.
Кроме того, в последнее время выдвинулся на первый план вопрос повышения открытости и публичности деятельности судебной системы в нашем обществе. А решить его сейчас можно только на базе использования передовых технологий, в частности подсистемы «Электронный банк судебных документов Верховного Суда Российской Федерации».
В подсистему «Электронный банк судебных документов» входят следующие составные модули:
- Модуль сканирования графического образа документа;
- Модуль автоматического распознания образа документа и записи в базу данных;
- Модуль автоматического индексирования и рубрицирования текста документа;
- Модуль «Рабочее место сотрудника Управления по работе с законодательством»;
- Модуль формирования судебной практики Верховного Суда РФ, создание пакетов данных для взаимообмена между судами;
- Модуль коллективного доступа сотрудников Верховного Суда РФ (справочная система Суда);
- Модуль доступа к данным «внешних» пользователей («Информационный киоск», «Интернет-портал»);
- Модуль протоколирования операторов подсистем.
